Vilkår for bestilling og kjøpsavtale av HMS-kort

Om HR-Systemer
HR-Systemer (org nr. 924 952 210) er en tilbyder av HR/HMS systemer og relaterte tjenester. Denne avtalen gjelder for bestilling av HMS-kort mellom partene (kunden) og tilbyder (HR-systemer AS).

Generelt om avtalen
Dette dokumentet er en bindende avtale mellom deg som kunde/bestiller av HMS-kort og HR-systemer AS. Nettsiden (www.hms-id-kort.no) driftes og eies av HR-systemer AS.

Denne tjenesten går ut på at kunden gjør bestilling(er) av statlig godkjente HMS-kort for enten bygg og anlegg eller renholds -bransjen. Tilbyder effektuerer bestillingen og sørger for at kortet blir levert direkte til kunden pr post.

Aksept av avtalevilkår, aksepterer man også HR-systemer AS sin databehandleravtale. Du kan lese mer om denne her.

Avtalevilkår var sist oppdatert 10. mars 2020.

Bestilling av HMS-kort
Bestilling av HMS-kort gjøres gjennom ulike kanaler. Disse kanalene inkluderer  telefon, bestillingsskjema på www.hms-id-kort.no, eller ved å sende epost til [email protected].

For at bestillingen skal kunne gjennomføres må HR-systemer AS få opplyst nødvendige opplysninger og vedlegg fra kunden. De nødvendige opplysningene finnes på bestillingssiden. Tilbyder av tjenesten må få inn samtlig av de nødvendige opplysningene for at leveringen skal gjennomføres, dette må være sendt til tilbyder senest 32 dager etter første gangs bestilling. Dette inkluderer dokumenter, riktige opplysninger om bedrift og den ansatte og bildemateriell. Kunden godtar og gir tilbyder fullmakt for å fullføre søknadsprosesser, kommunisere og innhente data hos arbeidstilsynet ved å delegere tilgang til tilbyderens daglige leder i HR-systemer.

Når HR-systemer AS har mottatt bestillingen fra kunden, regnes bestillingen for å være endelig og kundens betalingsforpliktelser er da etablert. Med bakgrunn av oppdragets form og natur kan det ikke angres etter dette tidspunktet.

Pris og betaling
Pris per HMS-kort er kr 690,- eks. mva. ved gjennomført bestilling får kunden en tilsendt faktura med betalingsfrist på 14 dager. Ubetalte krav vil bli sendt til inkasso og ytterligere kostnader vil følge løpende. Faktura sendes per post dersom ikke annet kommer frem fra kunde. Faktura som sendes per post, inneholder et fakturagebyr som kommer i tillegg til prisen. fakturagebyret er på kr 59,-. Dersom faktura sendes pr post vil HMS-kortene og faktura sendes i samme konvolutt.

I tilfeller hvor tilbyder mangler nødvendig informasjon eller i andre situasjoner som gjør at HR-systemer ikke kan fullføre videreformidlingen vil kunde uansett bli fakturert. Disse årsakene kan inkludere: den ansatte som skal ha HMS-kort ikke er registrert i de nødvendige registerne (sentralskattekontoret for utenlandssaker eller aa-registeret o.l), bedriften ikke er registrert i MVA-registeret, ikke er en godkjent renholdsbedrift eller ikke har delegert tilgang til tilbyders daglig leder i HR-systemer. Dersom en av disse årsakene eller lignende årsakene gjør at tilbyder ikke får gjennomført ordren vil HR-systemer uansett sende faktura for bestillingen.

Levering
Tilbyder vil gjør alt i beste evne for å levere kortene på raskeste vis. Kunden godtar at HR-systemer ikke kan holdes for ansvar for direkte eller indirekte skader eller tap som følger av forsinket levering.

I noen enkelte tilfeller kan faktura bli mottatt av kunde før kortene. Dette betyr ikke at det ikke er satt kort i produksjonen. Det er heller ikke grunnlag for fraskrivelse av betalingsvilkår.

Dersom kortet blir sendt i retur på grunn av feil adresse blir det sendt på nytt til registrert firmaadresse i Brønnøysundregisteret. Tilbyder tar ingen ansvar dersom det er blitt oppgitt uriktige leveringsadresser.

Fornyelser
HR-systemer beholder retten til å kontakte kunden før utløpt HMS-kort. Dette er for tilby kunden en fornyelse av kortet før utløpsdato. Kunden har ingen automatisk forpliktelser ut over betalingsansvar som påløper ved den første bestillingen, med mindre kunden har valgt dette. Dette velger kunden ved bestilling. Kunden kan også forplikte seg om automatisk fornyelse i etterkant av første gangs bestilling ved skriftlig eller muntlig samtykke.

Når Kunden mottar kundens HMS-kort fra leverandør vil konvolutten ompasses av tilbyder sammen med relevant informasjonsmateriell og i enkelte tilfeller med faktura (se avsnitt om pris og betaling). Tilbyder kan sende det uåpnet dersom dette er et ønske fra kunde.

Sikring av informasjon
HR-systemer AS jobber i beste evne for å ha riktig informasjon på nettsted til en hver tid. Tilbyder har ikke ansvar for å sikre kvaliteten av kundeinformasjon,  dette er kundens ansvar ved bestilling. Kunden har også et ansvar for å oppbevare kortene trygt og dersom kortene blir mistet må det bestilles nye kort. Prisen vil være lik for et nytt kort, med mindre det ikke er samme år.

Leverandører
Det er Evry Card som er trykker og produserer HMS-kortene. Dette gjøres på vegne av Arbeidsdepartementet.